Trong thời đại công nghệ số, việc xử lý dữ liệu trên Excel đã trở nên vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng tối đa các tính năng “thần thánh” của Excel, đặc biệt là thao tác tách họ và tên. Việc nhập liệu thủ công sẽ “ngốn” của bạn rất nhiều thời gian và công sức, chưa kể đến nguy cơ “dính” lỗi sai.
Vậy làm cách nào để tách họ và tên trong Excel một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác? Hãy cùng Thông tin Game khám phá 3 phương pháp “siêu đơn giản” mà ai cũng có thể thực hiện được nhé!
I. Lợi ích khi biết cách tách họ tên trong Excel
Trước khi đến với phần hướng dẫn chi tiết, chúng ta hãy cùng điểm qua một số lợi ích nổi bật của việc tách họ tên trong Excel:
- Tiết kiệm thời gian, công sức: Thay vì phải ngồi gõ từng chữ cái, bạn có thể xử lý hàng trăm, thậm chí hàng ngàn dữ liệu chỉ trong nháy mắt.
- Nâng cao hiệu quả công việc: Tách họ tên giúp bạn dễ dàng phân loại, thống kê và tìm kiếm thông tin một cách chính xác và khoa học hơn.
- Hạn chế tối đa sai sót: Nhờ vào các công thức và tính năng tự động, việc tách họ tên sẽ diễn ra chính xác hơn, tránh được những lỗi sai “ngớ ngẩn” do nhập liệu thủ công.
II. Tách Họ Và Tên Bằng Find and Replace – “Cặp đôi hoàn hảo”
1. Hướng dẫn nhanh
- Bước 1: Copy cột Họ và tên sang cột Tên.
- Bước 2: Bôi đen cột Tên, nhấn Ctrl + H (Find and Replace), gõ *(dấu cách) vào ô Find what.
- Bước 3: Nhấn Replace All, sau đó nhập công thức =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)) vào ô đầu tiên của cột Họ và tên lót.
- Bước 4: Kéo công thức xuống các ô còn lại.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Copy và dán cột Họ và tên sang cột Tên.
Bước 2: Bôi đen toàn bộ phần họ và tên trong cột Tên, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.
Bước 3: Nhập *(dấu cách) vào ô Find what. Thao tác này giúp tìm kiếm vị trí của dấu cách (tách biệt giữa họ và tên).
Bước 4: Nhấn chọn Replace All, sau đó kéo công thức xuống các ô còn lại.
Bước 5: Tại cột Họ và tên lót, ô C3, nhập công thức =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)). Công thức này giúp lấy ra phần họ và tên lót từ cột A3.
Bước 6: Kéo công thức xuống các ô còn lại để áp dụng cho toàn bộ bảng dữ liệu.
III. Tách Họ Và Tên Bằng Cách Kết Hợp Nhiều Hàm – “Tuyệt chiêu” cho người dùng nâng cao
1. Hướng dẫn nhanh
- Bước 1: Nhập công thức vào cột Tên, sau đó nhấn Enter.
- Bước 2: Kéo công thức xuống các ô còn lại của cột Tên.
- Bước 3: Nhập công thức vào cột Họ và tên lót.
- Bước 4: Kéo công thức xuống các ô còn lại.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Tại cột Tên, ô C3, nhập công thức sau:
=RIGHT(A3;LEN(A3)-FIND(“@”;SUBSTITUTE(A3;” “;”@”;LEN(A3)-LEN(SUBSTITUTE(A3;” “;””))))).
Bước 2: Kéo công thức xuống các ô còn lại của cột Tên.
Bước 3: Tại ô B3 của cột Họ và tên lót, nhập công thức: =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)).
Bước 4: Kéo công thức xuống các ô còn lại để hoàn tất việc tách họ tên.
Lưu ý:
- Để tránh nhập sai công thức, bạn có thể copy công thức trên và thay thế vị trí ô cho phù hợp.
IV. Tách Họ Và Tên Bằng Lệnh Text to Columns – “Phù thần” cho dữ liệu đơn giản
1. Hướng dẫn nhanh
- Bước 1: Bôi đen cột Họ và tên, chọn Data > Text to columns.
- Bước 2: Chọn Delimited, sau đó nhấn Next.
- Bước 3: Chọn Space, nhấn Next.
- Bước 4: Chọn Text, chọn ô muốn chứa thông tin sau khi tách, nhấn Finish.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Bôi đen cột Họ và tên, sau đó chọn Data.
Bước 2: Chọn Text to Columns.
Bước 3: Chọn Delimited, sau đó nhấn Next.
Bước 4: Chọn Space, sau đó nhấn Next.
Bước 5: Chọn Text, phần Destination là ô sẽ chứa thông tin sau khi tách ra (ở đây chọn ô B3). Cuối cùng, nhấn Finish.
Kết quả sau khi tách:
Lưu ý:
- Phương pháp này chỉ phù hợp với tên có cấu trúc đơn giản (họ + tên).
- Với tên có từ 3 chữ trở lên, ví dụ: Ngô Phương Quỳnh, kết quả trả về sẽ là: “Họ”: Ngô, “Tên”: Phương, ” “: Quỳnh.
Kết luận
Trên đây là 3 cách tách họ và tên trong Excel đơn giản và phổ biến nhất. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích, giúp bạn xử lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn. Hãy lựa chọn cho mình phương pháp phù hợp nhất và đừng quên chia sẻ bài viết đến bạn bè, đồng nghiệp nhé! Chúc các bạn thành công!
Bạn có gặp khó khăn gì khi thực hiện theo hướng dẫn? Hãy để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ nhé!
